Doel en status
Dit huishoudelijk reglement (HR) moet gezien worden als een aanvulling op de statuten. Alle leden van de vereniging zijn verplicht zich hieraan te houden.
Ieder lid wordt geacht de statuten en het huishoudelijk reglement te kennen. De statuten en het huishoudelijk reglement worden gepubliceerd op de website – www.bcgendt.nl
Wijzigingen huishoudelijk reglement
Zowel het bestuur als individuele leden kunnen wijzigingen in het huishoudelijk reglement voorstellen – te richten aan het secretariaat. Het bestuur zal voorgestelde wijzigingen als agendapunt inbrengen in een Algemene Leden Vergadering (ALV).
Aanpassingen in het huishoudelijk reglement worden van kracht direct na instemming. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement dienen te worden goedgekeurd door de ALV.
Wijzigingen en aanpassingen in het huishoudelijk reglement treden in werking op de dag na goedkeuring door de ALV en zullen worden gepubliceerd op de website van de vereniging.
Boekjaar
Het boekjaar loopt van 1 augustus tot en met 31 juli daaropvolgend. Het speelseizoen loopt van eind augustus tot half juni.
Functieomschrijving bestuur
Het bestuur zal bestaan uit de navolgende functies met bijbehorende verantwoordelijkheden:
ZIE TAAKOMSCHRIJVINGEN
Bestuursvergaderingen
Er is geen vast stramien voor de frequentie van vergaderen. Zo vaak als de bestuursleden dit wenselijk achten wordt een bestuursvergadering gehouden. Van de bestuursvergaderingen wordt zo spoedig mogelijk een verslag opgemaakt inclusief een actie- en besluitenlijst.
Algemene Leden Vergadering (ALV)
Aan de algemene ledenvergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen.
Lidmaatschap
Een persoon wordt lid van de vereniging na het compleet invullen, ondertekenen van het inschrijf- en machtigingsformulier, nadat beide documenten door de ledenadministratie zijn verwerkt. De leden zijn verplicht wijzigingen in hun persoonlijke gegevens, zoals woonadres, email, telefoonnummer e.d. direct aan de ledenadministratie door te geven (info@bcgendt.nl)
Contributie
De leden zijn verplicht de contributie en – voor zover van toepassing – andere extra bijdragen te betalen conform de door de ALV vastgestelde tarieven, welke gepubliceerd worden op de website. Prijsaanpassingen worden ter goedkeuring aan de ALV voorgelegd.
Inning contributie
De verschuldigde contributie wordt twee maal per jaar geïnd, t.w. in de maanden augustus/september en januari op basis van een machtiging automatische incasso.
Voor diegenen die gedurende het boekjaar lid worden, wordt de contributie voor dat boekjaar in één keer geïnd.
Beheer shuttles
De penningmeester van de vereniging voert het beheer over de shuttles. Eén maal per jaar worden veren- en nylonshuttles ingekocht door de penningmeester. Verenshuttles worden door het bestuur verdeeld over de competitieteams.
Veren- en nylonshuttles worden door de vereniging beschikbaar gesteld op de speelavonden.
Badminton netten
Twee maal per jaar wordt de kwaliteit van de netten door het bestuur besproken. De netten zijn eigendom van de Stichting Sporthal Walburgen en worden door de Stichting Sporthal Walburgen zo nodig gerepareerd.
Sleutel voorraadkast in Sporthal Walburgen
Er is een sleutellijst met vermelding wie in het bezit is van een sleutel en een sleutel dient geretourneerd te worden wanneer men de club verlaat of op verzoek van het bestuur.
Een inventarislijst van de voorraadkast is beschikbaar bij het bestuur van de vereniging. Eén maal per jaar wordt de inhoud van de voorraadkast nagelopen.
Labelen tijdens speelavonden
Ieder lid ontvangt van het bestuur een label waarop het lid de eigen naam schrijft. Om competitiespelers en recreanten met elkaar te laten spelen worden de labels op speelavonden minimaal één maal willekeurig afgehangen voor een spelpartij met een periode van 20 minuten. Daarna kan het lid het label af gaan hangen voor deelname aan een volgende spelpartij. Elke spelpartij duurt 20 minuten tenzij anders afgesproken, bijvoorbeeld tijdens een bepaald evenement.
Kledingvoorschriften
Competitiespelers zijn verplicht om tijdens wedstrijden de verkregen clubkleding te dragen.
Clubkleding wordt verstrekt door het bestuur van de vereniging en blijft eigendom van de vereniging.
Volg het wasvoorschrift in de kleding om kleur en kwaliteit voor lange tijd te behouden.
Er wordt geregistreerd wie clubkleding heeft ontvangen en deze dient ingeleverd te worden zodra er geen competitie meer wordt gespeeld voor BC Gendt.
Voor de overige benodigde sportuitrusting zorgt de competitiespeler zelf en moet geschikt zijn voor zaalsport, niet aanstootgevend of beledigend voor medesporters en veilig tijdens het sporten.
De reclame opdruk dient in overeenstemming te zijn met de richtlijnen van de sponsor en dient te worden goedgekeurd door het bestuur.
Communicatie
Alle clubcommunicatie geschiedt via email naar of vanuit info@bcgendt.nl of via whatsapp naar of vanuit het secretariaat of indien passend naar of door een ander lid van het bestuur.
Het secretariaat is het eerste aanspreekpunt en spreekbuis naar buiten de vereniging. Berichten in het Gemeentenieuws, Groeten uit Gendt, Lingewaard in Beweging, Sjors Sportief, Max Vitaal, Gelderlander, Radio Gelderland, Facebook of andere social media vinden plaats door het secretariaat. Informatie over de vereniging is te vinden op de website www.bcgendt.nl en op de “Facebook” pagina. Het beheer van de website en Facebook is in handen van het secretariaat in samenwerking met een lid van de vereniging.
Aanvragen voor subsidie bij Gemeente wordt gedaan door de penningmeester.
Aanvragen voor financiële ondersteuning worden gedaan door de voorzitter.
Badminton Bond Nederland stuurt e-mails naar het secretariaat en de competitieleider en facturen naar de penningmeester. Aanmelden en afmelden leden Bond gaat via het secretariaat.
De competitieleider regelt alles omtrent de competitie en is hiervoor ook het aanspreekpunt. In geval van nood wordt deze taak overgenomen door het bestuur.
De penningmeester regelt de huur van de zaal met Stichting Walburgen. Zij wordt op verzoek hierin ondersteund door het bestuur.
Aansprakelijkheid
De vereniging draagt op geen enkele manier de verantwoordelijkheid voor de aanwezige eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de onder de verantwoordelijkheid van de vereniging gehuurde sportaccommodaties.
Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging of derden aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door degene(n) die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) kan worden aangetoond.
Deelname aan verenigingsactiviteiten is voor eigen risico.
Gedragscode voor Veilig Sporten
De gedragscode voor veilig sporten heeft als doel om een omgeving te creëren waarin iedereen zich veilig, gerespecteerd en welkom voelt. De richtlijnen richten zich op het voorkomen van ongewenst gedrag, het bevorderen van integriteit en het waarborgen van het welzijn van alle deelnemers.
Doelstellingen
- Creëren van een veilige sportomgeving zonder discriminatie, intimidatie of mishandeling.
- Waarborgen van respectvolle omgang tussen alle betrokkenen.
- Voorkomen van grensoverschrijdend gedrag, zoals pestgedrag, seksuele intimidatie en fysiek geweld.
Basisprincipes
- Respect en Inclusie
- Behandel iedereen met respect, ongeacht achtergrond, leeftijd, geslacht, geloofsovertuiging, of seksuele geaardheid.
- Inclusiviteit en gelijkwaardigheid staan centraal.
- Integriteit en Vertrouwen
- Handel eerlijk, oprecht en transparant.
- Bescherm het vertrouwen dat deelnemers in elkaar en in de sportomgeving stellen.
- Veiligheid en Welzijn
- Zorg voor een veilige fysieke en mentale omgeving.
- Meld (vermoedens van) onveilig gedrag of situaties bij de juiste instanties of vertrouwenspersonen.
- Professioneel Gedrag
- Trainers, coaches en begeleiders geven het goede voorbeeld door hun gedrag.
- Vermijd situaties die grensoverschrijdend gedrag kunnen uitlokken.
Gedragsregels
- Houd persoonlijke en professionele grenzen in acht.
- Gebruik geen beledigende of kwetsende taal.
- Tolereer geen pestgedrag, geweld of andere vormen van intimidatie.
- Respecteer de privacy van anderen, bijvoorbeeld in kleedkamers en andere privéruimtes.
- Meld misstanden en ondersteun slachtoffers.
Handhaving en Consequenties
- Schendingen van de gedragscode worden serieus genomen.
- Sancties kunnen variëren van waarschuwingen tot schorsingen of uitsluiting van deelname.
- Een vertrouwenspersoon is binnen de club aanwezig (zie hieronder kopje vertrouwenspersoon) en indien nodig kan men terecht bij het meldpunt Stichting Welzijn Lingewaard (www.swllingewaard.nl) voor ondersteuning en advies.
- Vrijwilligers en Trainers wordt gevraagd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
- Er wordt gebruik gemaakt van vakkundige geschoolde trainers en coaches
Vertrouwenspersoon
De vereniging accepteert ongewenste omgangsvormen niet. Ieder lid heeft recht op een prettige omgeving voor beoefening van de badmintonsport in een sfeer waarin leden elkaar met respect en sympathie tegemoet treden.
De vertrouwenspersoon is er voor leden van BC Gendt die te maken hebben met ongewenst intiem gedrag, verbale agressie en discriminatie en daarover met iemand willen spreken. De vertrouwenspersoon is geen lid van het bestuur en is onafhankelijk.
Zit je ergens mee en/of wil je ergens over praten. Twijfel niet en neem contact op met de vertrouwenspersoon van de vereniging. Wie die persoon is kan bij het bestuur opgevraagd worden, aangezien deze kan wisselen.
Privacyverklaring
Het aangaan van een lidmaatschap van de vereniging houdt tevens in dat het lid de privacyverklaring van de vereniging onderschrijft.
De vereniging past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website van de vereniging – www.bcgendt.nl – zal steeds de meest recente versie van de privacy verklaring worden opgenomen. De vereniging raadt u aan de privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens of vind u dat de vereniging niet zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de secretaris van de vereniging via info@bcgendt.nl
Speeldagen en -tijden
De speeldagen en -tijden en trainingstijden worden jaarlijks zo mogelijk voor aanvang van het seizoen per e-mail aan de leden bekend gemaakt.
Een actueel rooster van speeldagen en -tijden en trainingstijden wordt eveneens vermeld op de website van de vereniging
Erelid en Lid van verdienste
Een manier om de waardering tot uitdrukking te brengen voor leden die zich op een bijzondere wijze voor BC Gendt verdienstelijk hebben gemaakt is hen te benoemen tot a) Erelid of b) Lid van verdienste. Bij de beoordeling van een aanvraag voor benoeming van een erelid of een lid van verdienste spelen de volgende elementen een rol:
a. de tijdsduur waarin het lid activiteiten heeft uitgevoerd;
b. de intensiteit waarmee deze activiteiten zijn uitgevoerd;
c. het belang van de activiteiten voor de vereniging;
d. de mate van verantwoordelijkheid die het lid tijdens deze activiteiten had;
e. de uitzonderlijke of bijzondere verdiensten dienen substantieel uit te stijgen boven de statutair
omschreven bevoegdheden en prestaties die van leden mogen worden verwacht;
f. de kandidaten zijn nooit betrokken geweest bij een incident welke BC Gendt in diskrediet kan
brengen
Als minimale criteria gelden de volgende richtlijnen:
Erelid
a. De kandidaat dient meer dan een aaneengesloten periode van 25 jaar lid te zijn van de vereniging;
b. De kandidaat dient meer dan 12 jaar actief te zijn geweest als bestuurslid. De 12 jaren hoeven niet
aaneengesloten te zijn;
c. De inzet die door de kandidaat voor de vereniging is gedaan steekt ver uit boven wat van leden
verwacht mag worden;
d. De kandidaat heeft haar/zijn bijdrage belangeloos geleverd;
e. De kandidaat heeft initiatieven ontplooid die hebben geleid tot substantiële wijzing en/of
vernieuwing van beleid, als gevolg waarvan tevens de uitstraling van de vereniging naar buiten
werd verbeterd;
f. De kandidaat is geen lid van het huidige bestuur;
Een uitzonderlijke verdienste kan zijn een uitzonderlijke inspanning aan activiteiten die de ontwikkeling en de continuïteit van BC Gendt duidelijk hebben bevorderd.
Lid van verdienste
a. De kandidaat dient meer dan een aaneengesloten periode van 25 jaar lid te zijn van de vereniging;
b. De kandidaat is meer dan 20 jaar actief binnen de vereniging op vrijwillige basis en heeft zich
buitengewoon verdienstelijk gemaakt binnen de vereniging. De 20 jaren hoeven niet aaneen-
gesloten te zijn;
c. De kandidaat heeft een voor alle leden herkenbare dienst of project uitgevoerd in het belang van
de vereniging, waarbij een buitengewone inspanning werd geleverd;
d. De kandidaat is geen lid van het huidige bestuur;
Een buitengewone inspanning aan activiteiten kan zijn een nieuwe activiteit binnen de vereniging opzetten, promoten, uitbouwen en succesvol maken.
Procedure voor toekenning van een erelidmaatschap of benoeming tot lid van verdienste
a. Een voordracht wordt schriftelijk ingediend bij de secretaris van het bestuur en kan door elke
betrokkene bij de vereniging worden gedaan, mits ondersteund door tenminste 10 andere leden
die het voorstel voorzien van naam en handtekening;
b. Een voordracht kan uit het bestuur of uit één van de commissies komen, maar zittende bestuurs-
of commissieleden kunnen niet worden voorgedragen;
c. Een voordracht bevat een opsomming van relevante activiteiten die zijn voorzien van duidelijke en
objectieve argumenten;
d. Het bestuur beoordeelt of de voorgestelde kandidaat aan de criteria voldoet en gaat na of ook
anderszins bezwaren bestaan tegen het voorstel;
e. Het bestuur neemt vervolgens de unanieme beslissing of een voordracht wel of niet door kan
gaan;
f. In de eerstvolgende ALV wordt het bestuursvoorstel geagendeerd en voorgelegd aan de leden;
g. Het voorstel is aangenomen wanneer tenminste vijfenzeventig procent van de uitgebrachte
geldige stemmen daarmee instemt. De stemming geschiedt in principe schriftelijk, maar kan op
voorstel van het bestuur ook door middel van handopsteking gebeuren;
h. In geval van instemming wordt de bijbehorende oorkonde met vermelding erelid c.q. lid van
verdienste en een bos bloemen door het bestuur uitgereikt en wordt de benoeming vermeld op de
website van de vereniging met jaartal van ingang;
i. Bij afwijzing van een voorstel door het bestuur en/of door de ALV worden de indieners schriftelijk
geïnformeerd met opgaaf van redenen.
Beëindiging erelidmaatschap en lid van verdienste
Het erelidmaatschap en lid van verdienste kan eenzijdig beëindigd worden wanneer:
a. Een erelid of een lid van verdienste deze benoeming beëindigt door dit schriftelijk mee te delen
aan het bestuur en de ledenadministratie en het teruggeven van de bijbehorende oorkonde;
b. Er sprake is van royement door de vereniging. Automatisch wordt dan het erelidmaatschap of het
lid van verdienste beëindigd.
c. Er sprake is van een uitzonderlijk geval. Het bestuur kan dan het voorstel tot beëindiging van het
erelidmaatschap of het lidmaatschap van verdienste doen. Dit bestuursvoorstel dient op de
eerstvolgende ALV voorgelegd te worden aan de leden. Het voorstel is aangenomen wanneer
vijfenzeventig procent van het aantal aanwezige stemgerechtigde leden daarmee instemt.
Jubileums
BC Gendt erkent de volgende lidmaatschapsjubileums:
25 jaar, 40 jaar, 50 jaar, 60 jaar, 65 jaar, 70 jaar.
Dit huishoudelijk reglement is integraal onderdeel van de statuten van de vereniging.